採用オペレーション管理システム
操作マニュアル

バージョン 2.0 ／ 2026年6月19日改訂 ／ Trimora株式会社

1. システムの位置づけ

本システムは、現在お使いの かんりくん（採用一括かんりくん）を置き換えるものではありません。かんりくんはこれまでどおり各採用媒体（Indeed・doda・エン転職・マイナビ等）とつながる「入口」として残し、本システムはその上にかぶせて、日々の管理・振り分け・連絡を楽にするための「運用レイヤー」です。

かんりくんが媒体から集めてきた応募者情報を、本システムが読み取って取り込み、AIが下処理（書類チェック・文面の下書き）を行い、ご担当者さまが「対応が必要な人」だけに集中して判断・連絡できるようにします。

このシステムでできること・できないこと

2. AIと人の役割分担

本システムでは「振り分けの基準を持つのは、採用ご担当者さま（アイ工務店さま）」「AIは事実の整理までで合否は判断しない」「最終判断は人間」という線引きを徹底しています。

AIが付ける「下処理の分類」

AIは取り込んだ応募者を、次に何をすればよいかが分かるように3つに仕分けします。これは合否の決定ではなく、人間が確認しやすくするための仕分けです。

3. 業務フロー全体像

システム同士の関係（レイヤー構造）

1人の応募者が流れる順番

ご担当者さまが毎日行う作業（要点）

1. 「かんりくんから取込＋AI下処理」を実行する（または取込済みを確認する）
2. 「対応が必要な候補者」を上から確認する
3. 承認キューでメール文面を確認し、「送信する」または「却下」を選ぶ
4. 媒体経由で送ったら「送信完了」マークを付ける

取込・AI下処理・文面の下書きは自動です。ご担当者さまは「対応が必要な人だけ」に集中していただけます。

4. 毎日の作業手順

作業の目安時間

推奨する朝の作業フロー

1. 1
   かんりくんから取り込む
   ダッシュボード上部の「かんりくんから取込＋AI下処理」ボタンをクリック。かんりくんに届いた新着応募者を読み取り、AIが書類チェックと文面の下書きまで自動で行います。「○件処理完了」と表示されれば取込完了です。
2. 2
   「対応が必要な候補者」を確認する
   「応募者一覧」を開くと、既定で対応が必要な人だけが表示されています。処理済みの人は自動的に視界から外れています。
3. 3
   承認キューでメールを確認・承認する
   「承認キュー」を開き、AIが下書きしたメール文面を読み、問題なければ「このメールを送る」、不要なら「却下」を選びます。
4. 4
   媒体経由で送信し、完了マークを付ける
   文面を媒体の管理画面から送ったら、本システムで「送信完了」マークを付けます。これで候補者は「対応が必要な候補者」から外れます。

5. かんりくんからの取込（読取専用同期）

本システムは、かんりくんが各媒体から集めた応募者情報を定期的に読み取って取り込みます。これを「同期」と呼びます。同期は読み取りだけ（取得専用）で、かんりくんへ何かを書き込むことはありません。

取込の流れ

「かんりくんから取込＋AI下処理」ボタン

ダッシュボード上部にある青いボタンです。クリックすると次の処理が一度に行われます。

1. かんりくんに届いている新着応募者を読み取る（前回からの差分のみ）
2. 媒体ごとに異なる項目を、本システムの形に整理する（紐付け）
3. AIが書類チェックを行い、必要に応じてメール文面を下書きする
4. 「対応が必要な候補者」と承認キューに反映する

6. 「対応が必要な候補者」ビュー

本システムでもっとも重要な機能です。「処理が終わった人」と「新しく来た人」が混ざってしまい、どこまで対応したか分からなくなる——という現場の課題を解決します。

2つの表示モード（トグル）

「応募者一覧」の上部に、2つの切り替えボタンがあります。

画面の見方

「対応状況」バッジで一目で分かる

各候補者には「対応状況」のバッジが付きます。これは選考の段階（新規・面接中など）とは別に、「いま誰が何をすべきか」を表すものです。詳しい一覧は 11. 対応状況バッジ一覧 をご覧ください。

7. 承認とメール送信

承認キューは、AIが下書きしたメール（書類のお願い・お見送りなど）を、人間が確認・承認する場所です。承認したからといって自動で一斉送信されるわけではありません。候補者への連絡は媒体経由が原則のため、送信は「半自動」で行います。

メール送信の考え方（媒体経由が原則）

承認からメール送信までの流れ

1. 1
   文面を確認・編集する
   AIが下書きしたメール本文は、画面上で自由に編集できます。候補者の名前・内容を確認し、必要なら修正します。
2. 2
   承認する（文面の確定）
   「このメールを送る」を押すと文面が確定し、対応状況が 送信待ち になります。この時点ではまだ送信されていません。
3. 3
   媒体経由で送信する
   確定した文面をコピーし、媒体（Indeed・doda 等）の管理画面から候補者へ送信します。媒体ごとの送信方法は導入時にご案内します。
4. 4
   「送信完了」マークを付ける
   送り終えたら本システムで「送信完了」マークを付けます。対応状況が 送信済 になり、「対応が必要な候補者」から外れます。

「却下（送らない）」ボタン

AIの下書きが不要な場合や、別の対応をする場合に使います。却下してもメールは送信されません。必要に応じて候補者へ個別に対応してください。

8. 振り分け（スクリーニング）の考え方

「振り分け」とは、応募者を「次の選考へ進める人」「書類をお願いする人」「お見送りする人」などに仕分けることです。本システムでの振り分けは、次の原則で行います。

誰が・何をするか

職種ごとに担当者・基準が異なる場合

職種によって振り分けの担当者や基準が異なる場合（例: 営業職とそれ以外）にも対応できる設計です。職種別の基準・担当者の振り分けについては、導入時に設定内容をご相談しながら整えていきます。

9. 求人の管理

「求人一覧」から求人の登録・更新・確認ができます。振り分けの精度は求人情報の正確さに左右されるため、必須要件を正しく登録することが重要です。

求人登録時の重要項目

10. ダッシュボードの読み方

「分析ダッシュボード」では、応募状況や採用の進み具合をまとめて確認できます。上部には「かんりくんから読み取り同期中／読取専用」の表示があり、いまどの状態かが分かります。

確認できる指標

11. 対応状況バッジ一覧

「対応状況」は、その候補者に対していま何をすべきかを表します。選考の段階（次の §12）とは別の軸です。

12. 選考ステータス一覧

「選考状況」は、その候補者が採用プロセスのどの段階にいるかを表します。

承認アクションのステータス

13. よくある質問

Q. このシステムを使うと、かんりくんは使わなくなりますか？

いいえ。かんりくんはこれまでどおりお使いください。本システムはかんりくんを置き換えるものではなく、その上にかぶせて運用を楽にするものです。媒体との連携はかんりくんが担い、本システムはかんりくんから情報を読み取って活用します。

Q. 本システムで選考を進めると、かんりくん側のステータスも変わりますか？

いいえ、変わりません。かんりくんの公式の仕組み上、外部からステータスを更新することができないためです。選考の進み具合は本システム側で管理します。かんりくん側で操作が必要な場合は、従来どおりかんりくんの画面で行ってください。

Q. メールは承認したら自動で送られますか？

いいえ。候補者への連絡は媒体経由が原則のため、承認＝文面の確定までを本システムで行い、実際の送信は媒体の画面から人が行います（半自動）。送り終えたら「送信完了」マークを付けてください。

Q. AIが合否を決めてしまうのではないですか？

いいえ。AIが行うのは書類のチェックと文面の下書きまでで、合否の判断は一切しません。振り分けの基準を決めるのはご担当者さまであり、最終判断は必ず人間が行います。

Q. 「対応が必要な候補者」に表示されない人がいます

すでに対応が終わっている（送信済・完了）か、選考が終了している（不採用・入社確定・辞退）可能性があります。「すべて表示」に切り替えると全員を確認できます。

Q. 「人間確認へ」と仕分けされた応募者はどうすればよいですか？

承認キューには入りません。「応募者一覧」から該当の方を確認し、ご担当者さまが直接対応（面接日程の調整など）してください。対応したら、状況に応じてステータスを更新してください。

Q. 候補者に連絡したが届いていないと言われました

候補者への連絡は媒体経由が原則です。媒体の管理画面から送信したか、まずご確認ください。doda・エン転職などの応募者は媒体のマイページで結果を確認することが多いため、媒体経由で送ることが重要です。

Q. 「補完待ち」と表示されている人がいます

振り分けの判断に必要な情報の一部（媒体側にしかない項目など）が、まだ揃っていない状態です。不足している情報を確認・補ってください。情報が揃うと、次の対応に進めるようになります。

14. 困ったときは

15. お問い合わせ

採用オペレーション管理システム 操作マニュアル v2.0
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